Herramientas colaborativas

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Herramientas colaborativas

Herramientas colaborativas

Implantación en modalidad de cloud computing de una solución tecnológica para facilitar el trabajo de forma colaborativa entre el personal trabajador, con el objetivo de mejorar la coordinación y gestión operativa de tareas o proyectos colaborativos dentro de la empresa. 

Empresas beneficiarias del Programa, independiente de su sector de actividad, que desarrollen una actividad que requiera trabajar en equipo y compartir información o elaborarla de forma conjunta. Especialmente destinada a empresas del sector de servicios empresariales que cuentan con trabajadores realizando funciones de oficina técnica y dirigidas hacia un trabajo por proyectos. 

Contar con herramientas colaborativas, permitirá a la empresa:

  • Permite coordinar, de manera efectiva, el flujo de información asociado a proyectos y tareas cuando deba ser compartido por varias personas
  • Gestionar todo lo realizado con un proyecto de innovación, de un modo conjunto en la organización
  • Posibilita el trabajo simultáneo en un mismo archivo o documento
  • Favorece la aportación de diferentes puntos de vista que mejorarán el producto y/o servicio
  • Facilita la comunicación y colaboración entre personas, proporcionando un canal único a la hora de compartir información y minimizando el riesgo de errores o pérdidas 

La solución, en modalidad cloud computing, a implantar en las pymes beneficiarias deberá recoger al menos las siguientes funcionalidades:

  • Gestión de proyectos, con tareas y recursos asociados
  • Gestión del tiempo: flujos de tareas y calendarios compartidos
  • Gestión del conocimiento: trabajo en tiempo real en documentos compartidos o paneles de ideas
  • Herramientas de comunicación: chats, mensajería interna
  • Etiquetado de los contenidos para facilitar el acceso y la identificación de la información 

Esta solución puede ser aplicable a cualquier empresa, pero resulta especialmente recomendable para empresas de tipo ingeniería, consultoría y asimilables, así como para otras empresas intensivas en conocimiento.

Factores determinantes:

  • Necesidades asociadas a la producción de documentos de forma colaborativa, tanto de forma interna como con terceros
  • Necesidad de compartición de información (calendarios, tareas, etc.)
  • Necesidades asociadas a la gestión del conocimiento

Gestión integral (ERP)

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Gestión integral (ERP)

Gestión integral (ERP)

Implantación en modalidad de cloud computing de una solución ERP (Enterprise Resource Planning) acorde a las necesidades específicas de la empresa. Esta solución tiene como objetivo la mejora de los procesos internos de la empresa, gestionándolos de forma integral y eliminando la duplicidad de información.

Una ERP incorporará en un único sistema los procesos de gestión de la empresa: facturación, cobros y pagos, contabilidad, inventario, clientela, procesos, planificaciones, informes… permitiendo que las diferentes áreas o departamentos satisfagan sus necesidades de información. 

Empresas beneficiarias del Programa, independiente de su sector de actividad, que necesiten gestionar procesos de negocio complejos, en los que intervienen distintas personas dentro de la empresa (comercial, producción, administración, etc.) 

Contar con un ERP, permitirá a la empresa que:

  • Toda la información está centralizada en un único repositorio y es compartida por todas las áreas (dato único). De esta forma no existe información redundante y en todo momento se dispone de información en tiempo real.
  •  Ahorro de costes (tiempo) asociados a la creación, corrección y unificación de archivos de los diferentes departamentos.
  • Posibilita una mejora de la productividad del personal gracias a la disminución de los gastos de gestión de RRHH y un mayor conocimiento de los tiempos destinados a la realización de tareas o de liberación de recursos.
  • Permite racionalizar la adquisición de suministros facilitando la gestión única e integrada de la oferta.
  • Al ser aplicaciones modulares, son escalables y se adaptan a las necesidades de la empresa en todas las etapas de su crecimiento. 

La solución, en modalidad cloud computing, a implantar en las pymes beneficiarias deberá disponer de la posibilidad de instalar los siguientes módulos:

  • Gestión de facturación, cobros y pagos.
  • Gestión contable.
  • Gestión de productos y/o servicios: inventarios, compras y ventas.
  • Gestión de recursos humanos.
  • Gestión de clientes.
  •  Workflow de procesos.
  • Gestión de proyectos.
  • Gestión de producción/fabricación.
  • Informes detallados e información en tiempo real.
  • Integración con herramientas ofimáticas.
  • Posibilidad de exportación de los datos (.csv, .xml, etc.).

Por su complejidad e impacto en los procesos de la empresa, esta solución es recomendable para empresas a partir de 10 empleados (como norma general) y con una madurez digital importante y/o fuerte necesidad de integración de sistemas. Estas soluciones habitualmente incorporan e integran otras soluciones más pequeñas, como facturación, clientes (CRM), producción, ventas, etc. Pueden, asimismo, integrarse con plataformas de comercio electrónico.En caso de implantar un ERP es recomendable optar por soluciones sectoriales que dispongan de procesos ya parametrizados en función del sector, en lugar de módulos genéricos.
En general, se desaconseja en empresas pequeñas, especialmente si no son empresas de sectores productivos.
Factores determinantes:

  • Necesidades de gestión avanzada.
  • Gestión de volúmenes significativos de pedidos, ofertas, facturación.
  • Gestión de procesos productivos.
  • Necesidad de integración de procesos (procesos conectados en un mismo sistema, por ejemplo pedidos-almacén-facturación; compras-producción-existencias-ventas).

Soluciones de contabilidad

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Soluciones de contabilidad

Soluciones de contabilidad

Implantación en modalidad de cloud computing de una solución de contabilidad acorde a las necesidades específicas de la empresa. Esta solución tiene como objetivo la mejora de los procesos de gestión contable y fiscal de la empresa.

Principalmente responde a la necesidad de conocer, en cualquier momento y con el máximo detalle, cuál es la situación actual de sus finanzas y, en base a ello, estimar cuál será su situación a medio y largo plazo y actuar en consecuencia. 

Empresas beneficiarias del Programa, independiente de su sector de actividad, que:

  • Por su tamaño y nivel de madurez digital durante la fase de diagnóstico no se les recomiende una solución de un nivel de gestión avanzado
  • No tengan contratado un servicio de gestión fiscal y contable con un asesor externo o, teniéndolo, estén planteándose asumirlo de forma interna y prescindir del servicio de terceros.
  • Cuenten con personal capacitado, con formación fiscal y contable, que se encargue de la gestión de esta área

Contar con una solución de contabilidad, permitirá a la empresa:

  •  Automatización de las tareas relacionadas con la gestión contable y fiscal de la empresa, como puede ser la emisión de informes para presentar a la Agencia Tributaria
  • Aumento del conocimiento de la situación de la empresa (activos, deudas y resultados de operaciones) en tiempo real, lo que es vital a la hora de tomar decisiones estratégicas
  •  Ahorro de costes, principalmente temporales y, por tanto, de los recursos humanos en el acceso y tratamiento de la información financiera de la empresa
  • Evita pérdidas de tiempo en calcular el flujo de efectivo general o específico de algunos proyectos, promociones…
  • Permite identificar y hacer el seguimiento de las causas de desviaciones sobre los presupuestos

La solución, en modalidad cloud computing, a implantar en las pymes beneficiarias deberá recoger al menos las siguientes funcionalidades:

  • Diario (plan contable, control de asientos, impuestos, etc.)
  • Inventario (Inmovilizado, grupos y cuadro de amortización, etc.)
  • Tesorería (Previsiones de cobros /pagos, cheques / pagarés, informe de cash-flow, etc.)
  •  Analítica (presupuestos contables, ratios financieros, gráficas estadísticas, etc.)
  • Generación de formularios oficiales (modelos, retenciones practicadas y soportadas, cuentas anuales, etc.)
  • Utilidades de exportación e importación de la información en formatos editables (.doc, .rtf; .csv, .xls)

Esta solución es recomendable para todas aquellas empresas que tengan obligación legal de disponer de un sistema de contabilidad (sociedades) y no tengan externalizado el servicio en una asesoría o gestoría o, que aun teniéndolo, tengan necesidad frecuente y con carácter de inmediatez de información interna de carácter económico para la toma de decisiones (si se da esta circunstancia y la empresa tiene externalizado el servicio, debería plantearse la conveniencia de realizar la gestión de forma interna).

Soluciones de gestión de cobros y pagos

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Soluciones de gestión de cobros y pagos

Soluciones de gestión de cobros y pagos

Implantación en modalidad de cloud computing de una solución de gestión específica para los cobros y pagos de la empresa, acorde a la tipología de su actividad y a sus necesidades específicas.

Esta solución tiene como objetivo la mejora de los procesos de gestión económica de la empresa. En la medida de lo posible esta solución debería integrarse con el sistema de contabilidad, permitiendo así el traspaso de información relacionada con las facturas emitidas, abonos y notas de cargo a la contabilidad de la empresa.

Debe tenerse en cuenta que, puesto que se incluirán datos personales de los clientes, que el servidor en el que se aloje deberá cumplir las especificaciones requeridas en materia de protección de datos y especificarse así en la inscripción del fichero en la Agencia de Protección de Datos española.

Empresas beneficiarias del Programa, independiente de su sector de actividad, que no cuenten con solución de gestión económica, o que, aun disponiendo de una, ésta sea una versión de escritorio obsoleta y/o que suponga altos costes de mantenimiento/ actualización; y que, por su tamaño y nivel de madurez digital, no se recomiende durante la fase de diagnóstico una solución de un nivel de gestión avanzado.

Empresas que mejorarán su competitividad mediante la implantación de soluciones que permiten gestionar cobros y pagos.

Contar con una solución de gestión de cobros y pagos, permitirá a la empresa:

  • Reducción de tiempos de la gestión de su facturación.
  • Reducción de la comisión de errores en los procesos manuales de facturación.
  • Estar en disposición de analizar información estratégica de forma automática: volumen de facturación por cliente o producto, estado de cobros, etc.
  • Controlar tareas relacionadas con los cobros y pagos a través, por ejemplo, recordatorios y alertas.
  • Automatizar tareas periódicas.
  • Creación, personalización y emisión de facturas.
  • Administración de facturas recibidas y estado de pago.
  • Identificar riesgos derivados de retrasos en los cobros / pagos.
  • Extraer información global o parcial, rápida y sencillamente, sobre el estado general de pagos y cobros, ratios de consumo por cliente o de venta por producto o proveedor, etc.

La solución, en modalidad cloud computing, a implantar en las pymes beneficiarias deberá recoger al menos las siguientes funcionalidades:

  • Gestión de clientes, que permita la identificación de la información fiscal y de contactos de cada cliente.
  • Gestión de facturas, facilitando la elaboración de facturas con numeración automática (posibilidad de series) en base a albaranes de salida o en forma directa, permitiendo un control de estado de la misma.
  • Generación de presupuestos, para la generación de albaranes y presupuestos.
  • Gestión de pagos, para el registro de facturas recibidas por la empresa y estado de pago de las mismas.
  • Personalización de documentos, para permitir formatos de documentos (albarán, oferta, factura, certificados, tickets etc.) que incluyan logotipo de la empresa y todos los datos exigibles por la normativa española. Informes de gestión.
  • La solución deberá disponer de un apartado que facilite la consulta y la generación de informes por parte de la empresa, en relación a información del tipo: facturas emitidas, extractos de IVA, estado de cobros, etc. Estos informes podrán ser exportados a otros formatos (.CSV, .XLS o .XML).
  • Volumen de facturas gestionadas (tanto emitidas como recibidas)
  • Volumen de clientes y proveedores (en cuanto afecta al volumen de facturas gestionadas y/o necesidades de control de cobros y tesorería)

Gestión de existencias y pedidos de almacén

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Gestión de existencias y pedidos de almacén

Gestión de existencias y pedidos de almacén

Implantación en modalidad de cloud computing de una solución de gestión de existencias acorde a las necesidades específicas de la empresa. Esta solución tiene como objetivo la mejora de los procesos de gestión de existencias, pedidos, almacén, albaranes y entregas, para optimizar la gestión de espacio en almacenes y movimientos o flujos de material con el objetivo de aportar mejoras significativas a los beneficiarios en el área de gestión de existencias y movimientos de su almacén. 

Empresas beneficiarias del Programa del sector comercio o de otro sector que requiere de gestionar productos en almacén que, por su tamaño y nivel de madurez digital, requieran de una solución de gestión más avanzada que una TPV o una solución de gestión básica de facturación y además tengan un volumen importante de movimientos de almacén o la gestión de existencias sea un proceso crítico dentro de su actividad. 

Incorporar una solución de gestión de existencias permitirá a la empresa:

  • Optimización en el proceso de compras y control del almacén.
  • Reducción del tiempo del ciclo pedido-entrega.
  • Reducción de la tarea administrativa y de tiempos mediante la utilización de dispositivos electrónicos para entradas y salidas de mercancías (NFC, códigos de barras o RFID).
  • Conocimiento de las existencias disponibles en tiempo real y de la posición de las mismas en el almacén.
  • Minimizar riesgos de venta de existencias sin stock gracias a la integración con el punto de venta, así como la eliminación de errores en la entrega de productos.
  • Realización de promociones específicas para excedentes.
  • Identificación del estado de los pedidos emitidos / recibidos.
  • Posibilidad de emisión de informes detallados que permitan la realización de promociones o la eliminación de productos en función de épocas del año (por ejemplo).
  • Reducción de números de inventarios necesarios.
  • Potencial reducción de los costes en la adquisición de los productos que se comercializan evitando duplicidades, excedentes o accesos a promociones
  • Mejora de la Calidad de Servicio al Cliente, gracias a eliminación de errores en la entrega.
  • Incremento de la productividad, gracias a: eliminación de tiempos muertos, reducción del trabajo administrativo, planificación del trabajo en tiempo real, ritmo de trabajo adaptado a las prioridades y aumento de la capacidad de almacén.
  • Disposición de información en tiempo real, tal como la situación del stock en cada uno de sus estados, la situación de operarios y la localización de los equipos de manutención. 
  • Economización de recursos, mediante la reducción de inventarios, la reducción del stock de seguridad, disposición de información fiable y control de la productividad de los operarios. 

La solución, en modalidad cloud computing, a implantar en las pymes beneficiarias deberá recoger, al menos, las siguientes funcionalidades:

  • Configuración (definición de la estructura de la empresa y de datos maestros  como almacenes, artículos, proveedores, clientes, etc.).
  • Integración con el punto de venta.
  • Gestión de recepciones.
  • Gestión y control de almacenaje e inventario a través de tecnologías adecuadas (códigos de barras, NFC o RFID), en el que se recojan los datos técnicos de las mercancías almacenadas.
  • Administración de inventario, incluyendo transferencias, ajustes y cancelaciones. 
  • Generación y control de pedidos a proveedores (verificación albaranes, devoluciones, etc.)
  • Gestión de la producción (transformaciones de stock y producción, mermas, etc.).
  • Gestión de pedidos.
  • Gestión de expediciones.
  • Datos relativos a los medios disponibles.
  • Procedimientos e instrucciones de trabajo.
  • Informes detallados e información en tiempo real.
  • Integración con herramientas ofimáticas.
  • Posibilidad de exportación de los datos (.csv, .xml, etc.). 

Recomendable para todas aquellas empresas que deban controlar su stock/inventario de existencias, así como sus procesos de gestión de pedidos.

Factores determinantes:

  • Volumen de referencias manejadas.
  •  Volumen de movimientos (entradas/salidas).
  • Necesidad de disponer de un control riguroso de las existencias disponibles y/o de su valor.
  • Necesidad de disponer de una gestión de pedidos, trazabilidad y entrega de los mismos.
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