Soluciones de gestión de cobros y pagos
¿En qué consiste?
Implantación en modalidad de cloud computing de una solución de gestión específica para los cobros y pagos de la empresa, acorde a la tipología de su actividad y a sus necesidades específicas.
Esta solución tiene como objetivo la mejora de los procesos de gestión económica de la empresa. En la medida de lo posible esta solución debería integrarse con el sistema de contabilidad, permitiendo así el traspaso de información relacionada con las facturas emitidas, abonos y notas de cargo a la contabilidad de la empresa.
Debe tenerse en cuenta que, puesto que se incluirán datos personales de los clientes, que el servidor en el que se aloje deberá cumplir las especificaciones requeridas en materia de protección de datos y especificarse así en la inscripción del fichero en la Agencia de Protección de Datos española.
Empresas beneficiarias del Programa, independiente de su sector de actividad, que no cuenten con solución de gestión económica, o que, aun disponiendo de una, ésta sea una versión de escritorio obsoleta y/o que suponga altos costes de mantenimiento/ actualización; y que, por su tamaño y nivel de madurez digital, no se recomiende durante la fase de diagnóstico una solución de un nivel de gestión avanzado.
Empresas que mejorarán su competitividad mediante la implantación de soluciones que permiten gestionar cobros y pagos.
Contar con una solución de gestión de cobros y pagos, permitirá a la empresa:
- Reducción de tiempos de la gestión de su facturación.
- Reducción de la comisión de errores en los procesos manuales de facturación.
- Estar en disposición de analizar información estratégica de forma automática: volumen de facturación por cliente o producto, estado de cobros, etc.
- Controlar tareas relacionadas con los cobros y pagos a través, por ejemplo, recordatorios y alertas.
- Automatizar tareas periódicas.
- Creación, personalización y emisión de facturas.
- Administración de facturas recibidas y estado de pago.
- Identificar riesgos derivados de retrasos en los cobros / pagos.
- Extraer información global o parcial, rápida y sencillamente, sobre el estado general de pagos y cobros, ratios de consumo por cliente o de venta por producto o proveedor, etc.
La solución, en modalidad cloud computing, a implantar en las pymes beneficiarias deberá recoger al menos las siguientes funcionalidades:
- Gestión de clientes, que permita la identificación de la información fiscal y de contactos de cada cliente.
- Gestión de facturas, facilitando la elaboración de facturas con numeración automática (posibilidad de series) en base a albaranes de salida o en forma directa, permitiendo un control de estado de la misma.
- Generación de presupuestos, para la generación de albaranes y presupuestos.
- Gestión de pagos, para el registro de facturas recibidas por la empresa y estado de pago de las mismas.
- Personalización de documentos, para permitir formatos de documentos (albarán, oferta, factura, certificados, tickets etc.) que incluyan logotipo de la empresa y todos los datos exigibles por la normativa española. Informes de gestión.
- La solución deberá disponer de un apartado que facilite la consulta y la generación de informes por parte de la empresa, en relación a información del tipo: facturas emitidas, extractos de IVA, estado de cobros, etc. Estos informes podrán ser exportados a otros formatos (.CSV, .XLS o .XML).
- Volumen de facturas gestionadas (tanto emitidas como recibidas)
- Volumen de clientes y proveedores (en cuanto afecta al volumen de facturas gestionadas y/o necesidades de control de cobros y tesorería)